Como usar un Tablero Kanban para mejorar la productividad

1. Identifica el flujo de trabajo

Antes de crear un tablero Kanban, comprende los procesos que sigue tu equipo para realizar el trabajo. Identifica las etapas clave por las que suele pasar una tarea de principio a fin.

Las más comunes pueden incluir “Por hacer”, “En proceso”, “Revisar” y “Terminado”, pero tu flujo de trabajo puede requerir etapas más detalladas o con nombres diferentes según la naturaleza de su trabajo: por ejemplo, en espera por recursos.

2. Elige el tipo de tablero

Decide si un tablero físico o digital es el más adecuado para las necesidades de tu equipo, en función de factores como la ubicación del equipo (en el mismo lugar o de forma remota), la complejidad de los proyectos y las necesidades de integración con otras
herramientas digitales.

3. Configura el tablero

Crea columnas en tu tablero que representen cada etapa (identificada en el paso 1) de tu flujo de trabajo. Cada columna contendrá tareas (representadas por tarjetas) que están actualmente en esa etapa.

Si usas un tablero digital, la mayoría de las plataformas te permitirán simplemente agregar y nombrar columnas según sea necesario.

4. Define cuántas tareas pueden estar activas en cada etapa.

Para evitar cuellos de botella, Estos límites permiten que el trabajo fluya sin sobrecargar al equipo, evitando cuellos de botella. Ajusta los WIP según la complejidad de las tareas y la capacidad del equipo, y revísalos con frecuencia para mantener la eficiencia.

5. Completa el tablero

Escribe cada tarea actual en una tarjeta separada y colócala en la columna correspondiente del tablero. Si usas un tablero físico, las notas adhesivas son una opción muy popular; para los tableros digitales, ingresarás los detalles de la tarea en una nueva tarjeta dentro del software u aplicación que estes utilizando.

6. Categoriza tareas

Cada tarea agregada al tablero debe tener una descripción clara y concisa. Esto incluye lo que se debe hacer, quién es responsable y los plazos o prioridades. La claridad en esta etapa evita la confusión y garantiza que todos comprendan los requisitos de la tarea.

Puedes categorizar tareas usando tarjetas, etiquetas o rótulos de distintos colores según el tipo de tarea, la prioridad o el miembro del equipo responsable. Esta segmentación visual ayuda a los equipos a identificar rápidamente el tipo de trabajo y priorizar las tareas de manera eficaz. 

7. Implementar reuniones diarias

Realice breves reuniones diarias en las que los miembros del equipo revisen el tablero juntos, analicen el progreso y aborden los obstáculos o problemas. Este también es un buen momento para mover las tareas a diferentes columnas a medida que cambia su estado.

8. Revisa y adapta el tablero periódicamente

A medida que tu equipo use el tablero, es posible que notes que es necesario ajustar ciertos aspectos del mismo, como las etapas del flujo de trabajo, los límites de trabajo en proceso o cómo se categorizan las tareas. Las revisiones periódicas te ayudarán a mantener el tablero optimizado para las necesidades específicas de tu equipo.

Agregar Tareas:

• Defina la tarea con claridad: descripción clara y concisa, lo que se debe hacer, quien es responsable y los plazos o prioridades.
• Categoriza las tareas: pueden basarse en la prioridad, el equipo, la fase del proyecto o cualquier otro criterio relevante.
• Prioriza las tareas: las tareas de alta prioridad deben ser visualmente distantas y posiblemente posicionadas para ser abordadas primero.
• Asigna responsabilidad: propietario o persona responsable designada.

Gestionar Tareas:

• Actualizaciones periódicas: revisa los estados de las tareas y ajusta su avance. Mueve las tareas entre columnas.
• Limita el trabajo en curso: Si una columna alcanza su límite de trabajo en curso, el equipo debe centrarse en completar las tareas existentes antes de asumir otras nuevas.
• Reuniones diarias: realiza breves reuniones diarias en las que los miembros del equipo actualicen su progreso.
• Retroalimentación e iteración: Revisa las categorías, ajusta límites de trabajo y reasigna la propiedad de la tarea.

Eliminar Tareas:

• Finalización de tareas: una vez que se completa una tarea, se debe mover a la columna “Terminado”. Esto significa que no se requiere ninguna acción adicional y que la tarea se cerró correctamente.
• Evaluación de tareas no esenciales: revisa periódicamente las tareas que permanecen estancadas o que ya no se alinean con los objetivos del proyecto, elimínalas del tablero.
• Archivado de tareas: considera archivar tareas para mantener registros y referencias futuras.